Hoe richt u een keuzemenu zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk in? Op deze pagina een aantal tips.
Tip 1 : Bied niet te veel keuze in het keuzemenu
Niet iedereen is blij me een keuzemenu. Zorg daarom dat bellers snel op de juiste afdeling terecht komen.
Houd hierbij de eerste “laag” zo breed mogelijk zodat bellers gelijk na de eerste keuze optie goed terecht komen. Beter eerst bijvoorbeeld 4 keuzes in de eerste ronde dan na de eerste optie weer een keuzemenu en dan weer één voordat de beller bij de juiste persoon terecht komt.
Probeer altijd te voorkomen dat een beller langer dan een halve minuut bezig is met een keuzemenu.
Tip 2 : Gebruik een logische volgorde
Probeer de meeste gebruikte opties als eerste in het menu naar voren te laten komen. Zorg ook dat de optie die ze intikken gelijk werkt. Dit zodat ze niet eerste het hele menu hoeven af te luisteren voor ze doorgaan naar de juiste afdeling of de volgende keuzeronde.
Tip 3 : Direct contact in het keuzemenu
Sommige mensen willen liever direct contact, of in sommige gevallen als er spoed bij is willen mensen ook niet heel het menu af hoeven te luisteren. Het is in die gevallen zinvol om ook een optie te gebruiken “verbind mij direct door met een medewerker”. Vaak wordt hier de 0 (nu) voor gebruikt.
Tip 4 : Laat professioneel inspreken
Het professioneel inspreken laat een goede indruk achter. Veel medewerkers vinden het ook niet prettig om een menu of antwoordapparaat voor het bedrijf in te spreken. En dit hoor je dan ook in de boodschap. Het is daarom aan te raden het menu professioneel in te laten spreken, dan wel door iemand die er al ervaring mee heeft.
Tip 5 : Werk met openingstijden
Zet het keuzemenu niet 24/7 aan. Het is niet de bedoeling dat de beller na het afluisteren van het menu er pas achter komt dat de betreffende afdeling al gesloten is. Zorg daarom voor een autoanswer op het moment dat uw bedrijf gesloten is en schakel het keuzemenu alleen in tijdens openingstijden.
